Back Office Assistant (H/F)

Cap GRH, cabinet conseil en Ressources Humaines, accompagne depuis plus de 20 ans ses clients dans la recherche et la valorisation de leurs talents.

Entreprise familiale animée par une ambition forte, Duclot est un Marchand de Grands Vins de la Place de Bordeaux. Il est allocataire direct auprès des Châteaux bordelais les plus prestigieux et ajoute à son offre une large sélection de grands vins d’autres vignobles, ainsi qu’une gamme de spiritueux. La distribution de Duclot s’articule autour des quatre axes les plus qualitatifs : l’exportation, la restauration, la vente en ligne et le commerce de proximité.

Afin de renforcer son équipe Duclot La Vinicole USA, notre client recherche un / une : Back Office Assistant H/F (Basé à Bordeaux)

Votre rôle

En tant que Back Office Assistant, vous accompagnerez la Responsable des Opérations internationales.  Vous travaillerez avec des équipes basées en France ainsi qu’aux Etats-Unis. Au quotidien, vous devrez assurer le back-office commercial et serez le relai ADV de Duclot La Vinicole aux Etats-Unis (New-York et Los Angeles).

Vos missions au quotidien

Support commercial & administration des ventes

• Assurer le traitement quotidien des demandes des équipes commerciales et des clients par téléphone et par e-mail : gérer le suivi des commandes, l'émission des avoirs ainsi que les différentes opérations administratives, etc.
• Organiser l'envoi des échantillons et le suivi des évènements
• Réaliser la mise à jour mensuelle des prix sur les plateformes dédiées (price posting).
• Mettre à jour les grilles tarifaires et assurer leur diffusion.
• Répondre aux différentes demandes administratives et assurer le support back-office au quotidien.

Gestion des stocks & logistique

• Réaliser et suivre les rapprochements mensuels des stocks (physiques et logiciel).
• En lien avec la coordinatrice logistique, participer aux opérations logistiques en lien avec les entrepôts : transmission des commandes, suivi des réceptions de conteneurs et traitement des demandes logistiques.

Réglementation

• Assurer la gestion et le suivi des « Brand Registrations », en lien avec la stratégie commerciale.
• Effectuer les demandes de COLA lorsque nécessaire.
• Gérer les formalités administratives et réglementaires liées au marché américain.
• Veiller au respect des échéances réglementaires et autres obligations légales.

Suivi clients & recouvrement

• Assurer le suivi des créances clients et réaliser les relances de paiement de second niveau.
• Effectuer les déclarations sur les plateformes dédiées.

Activités transverses

• Participer à des projets transverses liés à la mise en place de processus et optimisation de la communication des équipes commerciales basées aux Etats-Unis.