Missions Principales

L'assistant.e de direction et communication a pour missions principales le suivi institutionnel et la gestion de la comptabilité/RH. Il/elle assiste la direction dans ses tâches quotidiennes et contribue à la bonne gestion administrative et financière de l'organisation. Il/elle soutient également l’ensemble de l’équipe (3 collaborateurs), en particulier sur les missions communication, interne et externe.

Tâches et Responsabilités (80% d’un ETP)

1. Suivi Institutionnel (30%)

• • Suivi administratif de la CNAOC : assister le directeur dans la gestion administrative de la structure (standard téléphonique, courriers entrants et sortants, organisation de réunions, gestion des salles, agenda, …).
  • Organisation et participation aux réunions de la CNAOC : Conseils d’Administration (éventuellement Bureau ou autres réunions). Elaboration et envoi des convocations, structuration et envoi des comptes-rendus, feuilles de présence, …
  • Assurer la préparation et la logistique des deux Assemblées générales annuelles et du Congrès
  • Organisation des déplacements professionnels (réservations de transport, de salles de réunion, d'hébergement, etc.) pour l’équipe
  • Gérer les fournitures de bureau, les prestataires et les équipements
  • Assurer la gestion des archives et du serveur
  • Gestion du calendrier de la salle de réunion du 3^ème étage

2. Gestion de la Comptabilité et des Ressources humaines (20%)

• • Tenue des Comptes : Assurer la tenue des comptes de l'organisation (suivi, enregistrement de la comptabilité d’engagement)
  • Facturation : Gérer les factures achats et ventes et assurer les paiements
  • Cotisations : Préparer, envoyer les appels de cotisations et en assurer le suivi
  • Budget : Participer à l'élaboration et au suivi du budget annuel
  • Rapports Financiers : Préparer les rapports financiers annuels et le rapport du trésorier
  • Audit : Collaborer avec les auditeurs externes pour les vérifications comptables dont le cabinet comptable et les commissaires aux comptes
  • Reporting : Réaliser des points fréquents avec la direction pour rendre compte de la gestion générale de comptabilité
  • Assurer la gestion administrative du personnel en collaboration avec la direction (contrats, paies, suivi des congés, arrêts/congés maladies, tickets restaurant etc.).
  • Préparer les éléments de paie et verser les salaires
  • Gérer les relations avec le cabinet comptable et les organismes sociaux

3. Communication (30%)

Gestion des supports de communication externes

• Mise en forme de la newsletter
• Mise à jour du site web
• Mise en forme et envoi de communiqués de presse, courriers
• Coordination avec les prestataires (graphistes, imprimeurs, agences)
• Appui au déploiement du plan de communication (assistance lors des Commissions Communication)
• Appui sur de l’évènementiel (Grand prix des AOC)
• Appui au community management (LinkedIn)

Gestion de la communication interne et animation réseau

• Appui à la conception de support de présentation de réunions (CA/AG)
• Appui à l’organisation de réunions CA décentralisés, Séminaire en région... (parcours, réservation d’hôtels - restaurants, gestion des inscriptions et relances, réservation de salles / visio et gestion de la logistique)
• Mise à jour de listes (presse, parlementaires, répertoire interne et annuaire).

Cette liste n’étant pas exhaustive, le/la collaborateur/trice pourra être amené/e à réaliser d’autres tâches en lien avec les besoins de la structure et/ou pour faire évoluer le poste en fonction du profil.