Responsable des opérations, ADV et logistique (H/F)

Le groupe 360 Wine est un groupe de distribution internationale de grands vins, qui réunit notamment Wine Source, Cavissima, La Bergere, Vinexperience et The Vintage Wine Club, présent en Europe, en Asie et aux États-Unis.

Au sein de la direction des opérations du groupe, le poste consiste à prendre en charge l’ensemble de la chaîne opérationnelle des Business Unit, de la commande à la livraison : administration des ventes, approvisionnements, stocks, expéditions et documents export. L’objectif est de sécuriser les délais, fiabiliser les stocks et les dossiers, et donner aux commerciaux une visibilité claire sur l’avancement des commandes, pour faire de la qualité du service un avantage différenciant.

Le poste est rattaché hiérarchiquement au directeur des opérations du groupe 360 Wine, qui en assure le management direct, collaboration quotidienne avec les équipes achats et ventes des Business Unit et la comptabilité.

Logistique et opérations

• Organiser les approvisionnements : confirmer la disponibilité des vins, planifier les enlèvements et réceptions, contrôler les quantités et conditionnements et suivre les achats jusqu’à leur entrée en stock.
• Organiser les mises à disposition et expéditions clients : coordonner les préparations, donner les instructions aux entrepôts et transporteurs et suivre chaque opération jusqu’à la livraison ou la collecte.
• Fiabiliser les stocks des différents entrepôts : tenir à jour réceptions, sorties, réservations et transferts dans l’outil de gestion, et coordonner les inventaires avec le responsable achats et le directeur commercial.
• Coordonner les prestataires, maîtriser les coûts de stockage et de transport et traiter les incidents, manquants et litiges en proposant rapidement des solutions.
• Encadrer la responsable logistique, répartir les priorités, améliorer les procédures et assurer la coordination des opérations avec les autres entités du groupe.

Administration des ventes

• Enregistrer et suivre les commandes d’achat et de vente : contrôler les références, millésimes, quantités, formats, conditionnements, prix et conditions convenues.
• Préparer et transmettre les confirmations, pro forma, factures et bons de préparation, en s’assurant que les informations nécessaires à la logistique sont complètes et à jour.
• Suivre les échéances de paiement avec la comptabilité et les validations requises avant libération des vins ; relancer les interlocuteurs et alerter sur les retards ou anomalies.
• Tenir un suivi partagé de l’avancement des commandes pour les commerciaux.

Douanes et documents export

• Piloter les formalités douanières et d’accises avec les prestataires et anticiper les blocages pour garantir les délais de départ et d’arrivée.
• Préparer les factures commerciales export et les listes de colisage, et réunir les informations requises selon la destination.
• Obtenir et contrôler les certificats d’origine et les documents de transport, de douane et d’accises.
• Suivre les dossiers jusqu’à leur clôture : documents manquants, justificatifs de livraison et d’exportation, archivage.