Secrétaire Polyvalent / Assistant de Direction (H/F)

Notre client, une maison familiale qualitative et réputée du Vaucluse, bien implantée sur ses marchés souhaite renforcer des équipes et recrute un(e):

Secrétaire Polyvalent(e) / Assistant(e) de Direction - H/F - CDI

Au sein d'un domaine viticole familiale et directement rattaché(e) au Directeur, votre rôle sera de contribuer au bon fonctionnement administratif de l'entreprise. Véritable interface entre les différents services, vous assurez l'accueil, le secrétariat général, apportez un soutien à la Direction et intervenez en renfort des services Administration des Ventes (ADV) et Comptabilité, notamment lors des absences ou des périodes de forte activité.

Vos principales missions sont les suivantes :

1. Accueil et secrétariat

• Assurer l'accueil téléphonique (standard) et orienter les appels.
• Accueillir les visiteurs, fournisseurs et partenaires.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Assurer le traitement des e-mails généraux.
• Organiser le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Gérer les fournitures de bureau et les commandes courantes.

2. Assistance de Direction

• Assister la Direction dans les tâches administratives quotidiennes.
• Organiser les agendas, réunions et déplacements.
• Préparer des courriers, comptes rendus, présentations et divers documents.
• Assurer le suivi administratif de certains dossiers stratégiques ou transversaux.
• Participer à l'organisation d'événements internes ou professionnels (salons, dégustations, réunions, etc.).
• Garantir la confidentialité des informations traitées.

3. Renfort Administration des Ventes (ADV)

En l'absence de la responsable ADV (congés, absences) ou en soutien ponctuel :

• Saisir et suivre les commandes clients.
• Établir les bons de livraison et les documents d'expédition.
• Émettre les factures.
• Assurer le suivi des expéditions en lien avec les transporteurs.
• Répondre aux demandes administratives des clients.
• Mettre à jour les bases de données commerciales.

4. Assistance comptable

En collaboration avec la comptable :

• Effectuer la saisie de pièces comptables.
• Préparer les documents nécessaires au suivi comptable.
• Participer au suivi des règlements clients et fournisseurs.
• Assurer le classement et l'archivage des pièces comptables.
• Réaliser diverses tâches administratives liées à la comptabilité selon les besoins.