Maison Mei est une entreprise familiale de négoce de vins, propriétaire de trois propriétés viticoles situées au nord d’Aix-en-Provence. Nous produisons des vins de qualité, distribués en France et à l’international.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) administration des ventes France & Export pour renforcer notre équipe et accompagner la croissance de nos ventes.

 Vos missions principales

Sous la responsabilité de la directrice, vous assurez la gestion administrative et logistique des ventes, de la prise de commande jusqu’à la facturation, l’expédition et la relance des impayés, tout en garantissant un service irréprochable auprès de nos clients professionnels, particuliers et partenaires commerciaux en France et à l’étranger.

 Vos responsabilités

1. Gestion des commandes

• Réception et saisie des commandes (email, téléphone, e-commerce).
• Vérification des stocks en lien avec le chai / production.
• Édition des documents commerciaux : devis, bons de commande, BL….
• Saisie des documents douaniers DAE, DSA

2. Organisation logistique

• Planification et suivi des expéditions : transporteurs, groupages, enlèvements.
• Préparation des documents export : DAE, certificats d’origine, documents douaniers, bill of lading, packing list….
• Coordination avec le chai.
• Gestion des litiges transport (casse, retard, erreur).

3. Facturation & administration commerciale

• Émission des factures et avoirs.
• Suivi des paiements en lien avec la comptabilité.
• Mise à jour des tarifs, conditions commerciales et promotions.
• Suivi des contrats de distribution, mise à jour des fiches clients
• Gestion des commissions des agents commerciaux/VRP

4. Relation clients & service après-vente

• Réponse aux demandes clients (professionnels & particuliers).
• Support aux commerciaux France et export.
• Gestion des litiges et propositions de solutions adaptées.
• Gestion des dossiers exports

5. Suivi administratif & reporting

• Mise à jour des tableaux de bord : ventes, ruptures, réservations.
• Gestion de la base clients.
• Participation et saisie des inventaires.
• Interface quotidienne avec l’équipe commerciale et, la production,
• Préparation des salons, inscription aux concours, envoi d’échantillons