Responsable hospitalité / évènements / expérience client (H/F)

Caveau de vente – Œnotourisme – Hospitalité – Événementiel – Développement commercial – Administration des ventes

Poste clé dans le développement de l'expérience client, de la vente directe et de la structuration de Château Cloitre Rouge en BtB et BtC

1. Contexte et ambition du poste

Château Cloitre Rouge est un nouveau domaine viticole (ouverture 2027) qui s'inscrit dans une phase de construction et de montée en puissance, avec une ambition forte autour de la qualité des vins, de l'identité du domaine, de l'hospitalité et de l'art de vivre.

Au cœur de ce projet, Château Cloitre Rouge a vocation à devenir un véritable lieu de vie, de découverte, de rencontres et de partage, dépassant le modèle traditionnel du caveau de vente.

L'ambition est de développer une hospitalité singulière, à la fois élégante, accessible, chaleureuse et festive, dans un esprit populaire chic, où la qualité de l'accueil et des expériences se conjugue avec la simplicité, la convivialité et le plaisir de recevoir.

Le lieu doit pouvoir accueillir différentes clientèles et répondre à différentes envies : découvrir les vins, partager un verre, profiter d'un moment de convivialité, vivre une expérience, retrouver des amis, participer à un événement organiser une réception ou un séminaire d’entreprise

Le vin reste au cœur de l'identité de Château Cloitre Rouge, mais il ne doit pas nécessairement être le seul motif de visite.

L'objectif est de donner envie de venir, de rester, de partager et de revenir.

Le Responsable Hospitalité / Evènement/Expérience Client aura pour mission de donner vie à cette ambition, de développer l'activité économique de Château Cloitre Rouge, de garantir la qualité de l'expérience proposée et d'en assurer le bon fonctionnement opérationnel et administratif.

Le poste associe plusieurs dimensions complémentaires :

• Hospitalité et qualité de l'expérience client.
• Création et réalisations des évènements
• Développement commercial et vente directe.
• Œnotourisme, événementiel et animation du lieu.
• Gestion opérationnelle et pilotage économique.
• Management et coordination des équipes.
• Administration des ventes et structuration des outils commerciaux.

Il demande à la fois une véritable capacité de développement, une culture du service , un sens de l'organisation et une implication quotidienne sur le terrain.

2. Fonction et positionnement dans l'organisation

Fonction : Responsable Hospitalité / Evènement/Expérience Client

Rattachement :  propriétaires.

Le Responsable travaille en lien étroit avec ses équipes :

• Les équipes de communication et markéting
• Les prestataires et partenaires extérieurs.
• Les clients particuliers et professionnels.

Selon l'organisation du domaine et la saisonnalité, il assure également la coordination et le management des équipes rattachées au Cloître : sommeliers-guides, personnel d'accueil, saisonniers, stagiaires et intervenants extérieurs.

Il dispose d'une autonomie opérationnelle dans son périmètre, dans le respect des orientations, budgets et objectifs définis avec la Direction.

Il travail aussi avec les autres équipes

• Le Responsable Commercial
• Le Responsable des équipes techniques et de production.

3. Philosophie du poste

Château Cloitre Rouge doit progressivement devenir au travers de sa marque:

• Un lieu de vie et de convivialité : ouvert, chaleureux, animé et accueillant.
• Un lieu d'expérience : où les vins, la gastronomie, la culture et les rencontres créent des moments singuliers.
• Un centre de profit : avec une activité économique diversifiée, structurée et rentable.
• Un outil de fidélisation : capable de développer une relation durable avec les visiteurs.
• Un relais d'image : incarnant l'identité et les ambitions de Château Rouge.
• Un véritable levier commercial : contribuant directement à la vente et à la valorisation des vins.

Le réceptif doit proposer plusieurs niveaux d'accueil et d'expérience, depuis une découverte simple et spontanée jusqu'à des prestations plus personnalisées.

Le Cloître doit vivre à différents moments de la journée, au rythme des saisons et de sa programmation.

La réussite du lieu reposera sur sa capacité à conjuguer qualité de service, convivialité, attractivité et performance économique.

L'objectif n'est pas de créer un lieu exclusif ou intimidant, mais une destination dans laquelle chacun peut trouver sa place, avec une exigence constante sur la qualité de l'expérience.

4. Missions et responsabilités

4.1. Pilotage du lieu et expérience client

Le Responsable est garant de la qualité d'accueil, de l'expérience proposée et du bon fonctionnement des espaces réceptifs du Cloître.

Missions : auprès du BtB et du BtC

• Organiser et structurer le fonctionnement global du Cloître et de ses espaces d'accueil.
• Créer, mettre en place et réaliser les évènements de l’année pour le publique
• Mettre en place et promouvoir les séminaires d’entreprises
• Garantir la qualité de l'accueil, du service et de l'expérience client.
• Définir et faire vivre les standards de service et d'hospitalité.
• Construire et améliorer le parcours client, de la découverte du lieu à la fidélisation.
• Adapter les discours et les prestations aux différentes typologies de visiteurs.
• Veiller à l'ambiance, à la présentation et à la qualité générale du lieu.
• Développer une relation qualitative, personnalisée et durable avec les clients.
• Participer à la valorisation de l'identité du domaine, du terroir et des vins.
• Être ambassadeur du projet et contribuer à son rayonnement.

Le Responsable doit posséder une forte sensibilité au détail, à l'art de recevoir et à l'expérience client, tout en conservant une approche naturelle, généreuse et authentique.

4.2. Développement de la vente directe et de l'œnotourisme

Le Responsable contribue directement au développement du chiffre d'affaires et à la création de valeur du Cloître.

Missions :

• Développer les ventes directes de vins et des autres produits proposés.
• Optimiser le panier moyen, le taux de transformation et les ventes additionnelles.
• Concevoir et commercialiser des expériences adaptées aux différentes clientèles.
• Développer une offre de dégustations, découvertes du domaine et expériences autour du vin.
• Participer à la création de moments de convivialité et d'offres complémentaires autour des vins, selon les activités retenues pour le lieu.
• Proposer des programmes de fidélisation.
• Développer la fréquentation et attirer de nouvelles clientèles.
• Participer à la construction d'une offre œnotouristique distinctive et rentable.
• Développer les réservations de groupes et les prestations sur mesure.
• Adapter les offres et leur commercialisation à la saisonnalité.
• Participer à la définition des tarifs, des objectifs commerciaux et des conditions des prestations, en lien avec la Direction.

Le développement devra s'appuyer sur une offre cohérente avec l'identité du domaine, associant expériences accessibles et prestations plus élaborées.

L'objectif est de multiplier les occasions de découvrir et de fréquenter le Château Cloitre Rouge, tout en favorisant la vente des vins et la fidélisation de la clientèle.

4.3. Événementiel et animation du lieu

L'événementiel constitue l'un des leviers essentiels de développement, de fréquentation et de notoriété du Château Cloitre Rouge

Missions :

• Construire et piloter un calendrier annuel d'animations et d'événements.
• Concevoir des formats cohérents avec l'identité du lieu, associant notamment le vin, la gastronomie, la musique, la culture et l'art de vivre.
• Développer des rendez-vous réguliers favorisant la fidélisation de la clientèle.
• Organiser des dégustations, soirées, rencontres et expériences œnotouristiques.
• Développer les événements privés et professionnels.
• Prospecter les entreprises pour les séminaires, réceptions, privatisations et événements professionnels.
• Élaborer les propositions commerciales, devis et budgets des événements.
• Identifier, sélectionner et coordonner les partenaires et prestataires.
• Assurer la coordination opérationnelle des événements.
• Suivre la rentabilité et les retombées commerciales de chaque opération.

La programmation devra proposer des rendez-vous variés, accessibles et attractifs, tout en préservant la qualité et la cohérence du lieu.

L'enjeu est de faire vivre Château Cloitre Rouge au-delà des visites traditionnelles, avec une programmation identifiable, qualitative, conviviale et économiquement maîtrisée.

4.4. Développement commercial, partenariats et fréquentation

Le Responsable contribue activement à la recherche de nouvelles clientèles et au développement de l'activité du Cloître.

Missions :

• Prospecter les entreprises, associations, réseaux professionnels et organisateurs d'événements.
• Développer les relations avec les hôtels, conciergeries, restaurants, offices de tourisme et agences spécialisées.
• Construire et animer un réseau de partenaires locaux et régionaux.
• Développer des collaborations avec les acteurs touristiques, culturels et événementiels.
• Identifier les opportunités de développement commercial et de fréquentation.
• Participer aux actions de promotion et de communication du Cloître.
• Assurer le suivi des demandes commerciales et leur transformation.
• Développer une clientèle locale et régionale fidélisée, complémentaire de la clientèle touristique.
• Suivre les résultats des actions de prospection et des partenariats engagés.

Une attention particulière sera portée à la capacité du Responsable à générer de nouvelles opportunités commerciales, et non uniquement à gérer les demandes entrantes.

4.5. Accueil des professionnels et soutien à l'activité commerciale du domaine

Château Cloitre Rouge constitue également un lieu de réception et de valorisation pour les partenaires commerciaux du domaine.

Missions :

• Accueillir les clients CHR, cavistes, distributeurs, importateurs et partenaires.
• Organiser les dégustations et accueils professionnels.
• Présenter les vins, les gammes et l'identité du domaine.
• Participer aux rendez-vous commerciaux lorsque nécessaire.
• Garantir la cohérence entre l'expérience proposée, le discours commercial et le positionnement des vins.
• Remonter les informations du terrain et les opportunités commerciales à la Direction et au Responsable Commercial.
• Contribuer à la qualité des relations avec les prescripteurs et partenaires.

Le Responsable du Cloître travaille en complémentarité avec le Responsable Commercial , sans se substituer à ses responsabilités de développement des marchés et de distribution.

4.6. Administration des ventes et gestion commerciale

Dans une logique de complémentarité entre l'hospitalité, la vente directe et l'administration commerciale, le Responsable participe à la structuration et au suivi des flux commerciaux du domaine.

Cette mission prend une importance particulière en période de moindre activité touristique.

Missions :

• Assurer la saisie et le suivi des commandes selon l'organisation retenue.
• Participer à la facturation et au suivi administratif des ventes.
• Assurer le suivi des ventes caveau et des prestations.
• Participer au suivi des règlements et des encaissements.
• Garantir la bonne tenue des caisses et des opérations courantes.
• Suivre les réservations, devis, prestations et plannings.
• Assurer le suivi des stocks liés au caveau et à la vente directe.
• Organiser ou participer à la préparation des commandes clients.
• Participer à la coordination des flux commerciaux et logistiques.
• Mettre à jour et structurer les bases de données clients.
• Déployer et faire vivre les outils de gestion de la relation client (CRM).
• Participer aux campagnes de fidélisation, newsletters, invitations et mailings.
• Contribuer à la mise en place d'outils de suivi et de reporting.
• Veiller à la bonne application des tarifs et conditions commerciales validés.
• Participer à l'amélioration des procédures administratives et commerciales.
• Apporter un appui à l'ADV générale du domaine selon les besoins et les priorités définis avec la Direction.

Cette dimension administrative doit garantir la fiabilité et l'efficacité de l'activité commerciale.

Elle constitue une responsabilité réelle du poste, sans prendre le pas sur ses missions principales d'hospitalité, de développement et de gestion du Cloître.

4.7. Management et coordination des équipes

Le Responsable participe à la construction d'une équipe capable d'incarner l'esprit et les valeurs de Château Cloitre Rouge

Missions :

• Participer au recrutement et à l'intégration des équipes permanentes et saisonnières.
• Organiser et coordonner le travail des sommeliers-guides, équipes d'accueil, stagiaires et prestataires.
• Établir les plannings du personnel en fonction des besoins et des périodes d'activité.
• Définir les priorités opérationnelles.
• Former et accompagner les équipes sur les vins, le domaine, les standards de service et les expériences proposées.
• Veiller à la qualité du discours commercial et de l'accueil.
• Développer les compétences et l'autonomie des collaborateurs.
• Animer et motiver les équipes autour d'objectifs communs.
• Contrôler la qualité des prestations et apporter les ajustements nécessaires.
• Maintenir un fonctionnement collectif efficace et responsabilisant.

Le management devra associer exigence, exemplarité, proximité et bienveillance.

4.8. Gestion opérationnelle de Château Cloitre Rouge

Missions :

• Assurer l'organisation et le bon fonctionnement quotidien du Cloître et de la boutique.
• Organiser l'accueil physique, téléphonique et numérique des clients.
• Veiller au bon aménagement, à la présentation et à la tenue des différents espaces.
• Garantir la disponibilité des vins, produits, supports et matériels nécessaires.
• Coordonner les interventions des prestataires.
• Veiller au respect des procédures de service, de sécurité et d'hygiène applicables.
• Gérer les imprévus et assurer la continuité des prestations.
• Adapter l'organisation aux périodes d'activité, à la fréquentation et aux événements.
• Participer directement à l'accueil, aux ventes et aux prestations lorsque nécessaire.

Le poste comporte une dimension opérationnelle importante, particulièrement pendant la saison touristique et les événements.

4.9. Suivi économique et performance

Le Responsable participe à la construction du budget du Cloître et en assure le suivi opérationnel, sous la responsabilité de la Direction.

Missions :

• Suivre le chiffre d'affaires par activité.
• Analyser la fréquentation, le panier moyen et les ventes directes.
• Mesurer la rentabilité des expériences et des événements.
• Suivre les dépenses et les coûts de fonctionnement.
• Participer à la maîtrise des coûts de personnel et des prestataires.
• Analyser les performances des offres et des actions commerciales.
• Suivre la satisfaction et la fidélisation des clients.
• Mettre en place des indicateurs de pilotage simples et fiables.
• Préparer un reporting régulier à destination de la Direction.
• Identifier les leviers d'amélioration et proposer les actions correctives.

Le Cloître doit être piloté comme un véritable centre de profit, avec des objectifs de développement, de qualité de service et de rentabilité.

5. Organisation du travail et saisonnalité

L'activité du Cloître repose sur une saisonnalité marquée, nécessitant une organisation annuelle adaptée.

Le poste s'articule autour de deux périodes complémentaires.

Période à dominante opérationnelle – Environ 6 mois (Mai-juin)

• Accueil des clients et des visiteurs.
• Vente directe et expériences œnotouristiques.
• Organisation et réalisation des événements.
• Management des équipes et saisonniers.
• Gestion quotidienne du lieu.
• Qualité de service et satisfaction client.
• Suivi commercial et économique de l'activité.

Période à dominante développement et back office – Environ six mois

• Développement commercial et prospection.
• Recherche et animation des partenariats.
• Commercialisation des événements et privatisations.
• Préparation de la saison suivante.
• Construction de la programmation et des nouvelles offres.
• Gestion administrative et ADV.
• Suivi et fidélisation de la clientèle.
• Analyse des performances et préparation des budgets.
• Amélioration des outils, procédures et méthodes de travail.
• Préparation des recrutements et de l'organisation des équipes.

Cette répartition constitue un principe d'organisation et non une séparation stricte entre les missions.

Le Responsable devra adapter ses priorités selon le niveau d'activité et les besoins du domaine.