Chargé Administration des Ventes (H/F)

FICHE DE POSTE

Chargé(e) Administration des Ventes (ADV)

Entreprise

La Cave des Quatre Tours

Mission principale

Le/La Chargé(e) Administration des Ventes (ADV) assure le traitement administratif des ventes, depuis la réception des commandes jusqu'à la facturation et au suivi des règlements. Il/Elle garantit la qualité du service apporté aux clients, le respect des délais de livraison et la conformité des opérations administratives, logistiques et douanières.

1. Gestion des commandes clients

• Assurer la réception, le contrôle et l'enregistrement des commandes.
• Vérifier leur conformité (tarifs, références, conditions commerciales).
• Garantir le bon déroulement des expéditions et des livraisons.
• Informer les clients sur l'état d'avancement de leurs commandes.

2. Gestion administrative et financière

• Établir les factures et les avoirs.
• Assurer le suivi des règlements.
• Effectuer les relances clients et participer au recouvrement des impayés.
• Gérer les litiges administratifs en lien avec les services concernés.

3. Logistique et gestion des stocks

• Participer au suivi des flux logistiques (entrées et sorties de marchandises).
• Assurer le suivi des transports.
• Veiller à la bonne gestion des stocks en collaboration avec les équipes concernées.

4. Formalités douanières

• Établir et assurer le suivi des documents réglementaires liés à l'activité vitivinicole :
  • DAE (Document Administratif Électronique)
  • DRM (Déclaration Récapitulative Mensuelle)
  • DEB ou toute déclaration réglementaire en vigueur selon la législation applicable

5. Coordination interne

• Collaborer avec les services Commercial, Production, Logistique et Comptabilité.

Compétences requises

Savoirs: 

• Connaissance des procédures d'Administration des Ventes.
• Maîtrise des principes de facturation et de gestion commerciale.
• Connaissance des flux logistiques et de la gestion des stocks.
• Connaissance des procédures douanières liées au secteur vitivinicole.

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office), notamment Excel.
• Maîtrise d'un ERP.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bon niveau d'anglais souhaité (lu, écrit et parlé).

Savoir-être :

• Sens des responsabilités.
• Sens du commerce et de la satisfaction client.
• Organisation, méthode et rigueur.
• Capacité d'anticipation.
• Esprit d'équipe et aptitude à travailler en interface avec plusieurs services.
• Réactivité, autonomie et discrétion.