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Office Manager (H/F)

Réf Vitijob : 71626
Mise en ligne le Jeudi 31 mars 2022
2022-03-31T11:18:53+0200
Domaine : Administration / Finance
Type de Contrat : CDI
Salaire annuel (min/max en ) : A définir
Département : Gironde
Expérience souhaitée : Minimum 2 à 5 ans
Niveau d'étude : Bac+2 (BTS,BTSA,DUT,DEUG, DUEST)
Durée hebdomadaire : Temps plein
Date embauche : Vendredi 01 avril 2022
Compétences : Gérer les bases de données
Accueillir la clientèle
Travailler en équipe

Description du poste

Dans le cadre de son très fort développement, notre bureau de courtage recherche son Office Manager.

En collaboration étroite avec l'équipe, vous assurez les missions suivantes :

Gestion administrative / comptable / RH

Accueil téléphonique et physique

Gestion du courrier, suivi des livraisons

Assistanat de direction (organisation de rendez-vous, réservations, rédaction de courriers)

Comptabilité : gestion de la relation avec le comptable pour la transmission des documents

Factures : suivi des paiements et éventuelles relances

 

Office management (Gestion des moyens généraux)

Gestion des stocks de fournitures 

Garantir la bonne tenue des locaux avec le prestataire

Organisation logistique d’événements / de réception

Suivi de la relation avec les fournisseurs (factures, litiges, etc) et renégocier les contrats si nécessaire

Happiness officer : être force de proposition pour améliorer la vie quotidienne au bureau

 

Gestion back office commercial

Gestion de la base de données dans l’ERP : tarifs de négociants, notes critiques, et autres informations techniques

Gestion des demandes techniques de nos clients négociants (fiches techniques, analyses etc.) et archivage dans la base de données

Gestion des demandes et de la logistique échantillons (des trajets seront à prévoir dans les châteaux en région bordelaise).

Profil recherché

Vous justifiez d’une solide expérience en assistanat de direction ou office management. Vous êtes reconnu pour votre relationnel, votre dynamisme et votre motivation.

Vous maitrisez à la perfection le Pack Office (Excel, Word, Power Point).

Vous avez une excellente communication écrite et orale afin de nouer des relations de qualité avec les interlocuteurs internes et externes.

Vous disposez de bonnes capacités d’écoute et d’adaptation afin de prendre en compte les attentes de l’équipe.

Vous êtes autonome dans la réalisation de vos missions et savez faire preuve d’initiative et de proactivité.

Enfin, vous  avez une expérience concluante dans le vin (idéalement dans le courtage), et un intérêt prononcé pour ce produit.  


Détails complémentaires :

Salaire selon expérience

Permis B souhaité



 INFO ENTREPRISE

Bureau Portail et Bertrand

34 quai numa sensine
33310 LORMONT

Type de société
Autres


Nous sommes un bureau de courtage à taille humaine spécialisé dans les grands crus, en très fort développement. Ses valeurs sont le travail, la confiance et la transparence, tant dans le fonctionnement quotidien que dans ses relations extérieures avec ses clients, propriétés et négociants.


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